WFA Algemeen Bestuur

Onze accountant Omnyacc heeft te kennen gegeven niet ons niet langer van dienst te kunnen zijn wegens wijzigingen intern beleid. Een zoektocht naar een nieuwe accountant heeft nog geen nieuwe accountant opgeleverd maar wel de volgende informatie. 
De kosten voor accountants zijn aanzienlijk gestegen. In onze huidige begroting is 7000 euro opgenomen voor een accountantscontrole. 
Twee ontvangen offertes en informatie van het Regionaal Archief Alkmaar leren ons dat we moeten gaan rekenen op 22.000 euro. Deze prijzen zijn gebaseerd op uitvoering na de jaarlijkse piek, vanaf februari. De stukken zijn dan nog steeds tijdig gereed. De wettelijke rechtsmatigheidscontrole is niet inbegrepen en is tevens nog niet begroot. Dit zal ongeveer 3000 kosten.

We zullen nog 2 offertes aanvragen en er loopt tevens een verzoek bij de huidige accountant van gemeente Hoorn om te zien of het WFA onder deze overeenkomst een gunstiger tarief kan krijgen.

Voorgesteld wordt om in de begrotingen van 2024 en 2025 het bedrag voor de accountant respectievelijk te verhogen naar 22..000 en 24.000 Euro

Het WFA al lang in gesprek met de gemeente Hoorn over een herziening van de dienstverleningsovereenkomst. Het streven is er op gericht om deze met ingang van 1 januari te kunnen laten ingaan. Duidelijk is geworden dat de gemeente Hoorn in een aantal opzichten te kort komt op het bedrag dat het WFA nu betaalt. 
Dat komt in de eerste plaats omdat een aantal posten al jaren niet zijn geïndexeerd. 
Daarnaast zijn er een aantal posten waarvoor jaarlijks een voorschot is betaald maar waarvan nooit een afrekening heeft plaatsgevonden.  Dit is met name het geval bij de kosten voor energie. Daarvoor werd een voorschot van 27.000 betaald. De werkelijke kosten liggen voor 2024 naar schatting op 95.000 euro en voor 2025 op 115.000 euro.
De gemeente Hoorn kan dit goed onderbouwen. Hoorn wil met ingang van 2024 wel een eindafrekening laten plaatsvinden. Dit verklaart de aanzienlijke verhoging over 2024.  
In de nieuwe DVO zullen een aantal vaste posten opgenomen worden met daarnaast posten die, weliswaar ingeschat worden, maar waarbij achteraf een definitieve afrekening zal plaatsvinden.
De kosten op nacalculatie, vaak van externe leveranciers, zullen kritischer beschouwd worden door zowel Hoorn als het WFA.
Wat betreft automatisering hebben we afgesproken dat het WFA afscheid neemt van de gemeente Hoorn voor zover dat mogelijk is. Enkele verbindingen, zoals met het financiele systeem, moeten gehandhaafd blijven. Dit leidt tot een daling van de kosten voor automatisering van de gemeente Hoorn. Anderzijds zal het WFA zelf extra kosten moeten maken om de systemen veilig en verantwoord te laten draaien. 
Maar netto dalen de kosten voor automatisering met circa 20.000 euro 
Alles bij elkaar genomen zullen de kosten voor een nieuwe dienstverleningsovereenkomst in totaal stijgen met een aanzienlijk bedrag. 

Voorgesteld wordt:
In de begroting van 2024 de kosten voor de dienstverlening door de gemeente Hoorn te verhogen met 61.000 euro
In de begroting van 2025  de kosten voor de dienstverlening door de gemeente Hoorn te verhogen met 9.583 euro
In de begroting van 2025 de kosten voor de eigen  IT te verhogen met 30.000 euro

In 2024 zijn voor een tweetal zaken extern advies gevraagd waar in de begroting geen rekening was gehouden. 

Dat betreft het juridisch advies rondom de kwestie van de toegang over de verbindingsweg. bezoekers van het WFA hebben hier recht op maar deze werd niet verleend door de beheervereniging. Dit heeft uiteindelijk geleid tot het voeren van een kort geding waarbij het WFA op alle punten in het gelijk is gesteld. Kosten 16.600 euro.

Daarnaast heeft het het WFA, als opdrachtgever, zich laten adviseren en een nieuw concept voor de dienstverleningsovereenkomst laten opstellen. Kosten 4.100 euro
In het overleg met de gemeente Hoorn is het nodig gebleken om de ondersteuning van een accountant in te roepen. kosten 1.300 Euro

Voorgesteld wordt om de begroting 2024 eenmalig te verhogen met 22.000 Euro

In de afgelopen jaren heeft het WFA in bulk archieven laten digitaliseren. Zowel voor het WFA zelf alsook voor de aangesloten gemeenten. Dit betrof onder meer alle bouwvergunningen tot 2010 die daarmee online raadpleegbaar worden. 
Hiervoor was een scherp raamcontract afgesloten met de firma GMS. Dat contract loopt in 2025 af. De regionale digitaliseringsprojecten lopen naar verwachting nog 2 jaar na afloop van de huidige overeenkomst.
Er zal een nieuwe aanbesteding moeten plaatsvinden. Hiervoor zal een bedrag van ongeveer 3.000 nodig zijn. 

Voorgesteld wordt om de begroting van 2025 hiervoor 3.000 euro op te nemen.

In 2025 bestaat het Westfries Archief 50 jaar en wij willen dat op gepaste wijze vieren.
In de begroting is daar 10.000 euro voor opgenomen en het WFA legt daar nog een 5.000 euro bij uit de eigen exploitatie.
Belangrijk onderdeel van de viering is een fraaie uitgave over verleden, heden en toekomst van het archief.
Deze blijkt duurder uit te vallen dan verwacht. Wij proberen extra geld te vinden bij de vrienden van het archief en de provincie.
Maar ook uit eigen middelen is een extra bijdrage gewenst.

De officiële viering is gepland op donderdag 8 mei. Is dat voor de bestuursleden een geschikte dag?

Voorgesteld wordt om in de begroting van 2025 de post voor het vieren van ons 50 jarig jubileum  eenmalig te verhogen met 5.000 euro

Gelet op de bovenstaande agendapunten wordt voorgesteld de begrotingen van 2024 en 2025 te wijzigen. Zie bijlagen

Voorgesteld om de begrotingswijzigingen van 2024 en 2025 goed te keuren.

In de afgelopen maanden heeft een verbouwing plaatsgevonden van het archiefdepot op de begane grond. 
De vaste kasten zijn verrijdbaar gemaakt. Hiermee wordt een een ruimtewinst geboekt van ruim 1 strekkende kilometer.
Na afloop van de vergadering wordt u uitgenodigd voor een korte rondleiding.

De volgende vergadering is op donderdag 13 maart 2025 11:30-12:30